Hybride werken: het beste van twee werelden
De coronapandemie heeft onze manier van werken structureel veranderd. We gaan als Rijksoverheid hybride werken. Dat heeft gevolgen voor ons werk, voor dat van onze klanten en daarmee voor onze facilitaire dienstverlening. Maar welke gevolgen zijn dat? We vragen het aan Pablo Hunnego (directeur FMHaaglanden) en Sara Schut (programmamanager hybride werken bij FMH).
Na twee jaar thuis mogen we weer naar kantoor. Hoe bevalt dat?
Pablo: ‘Het is best passen en meten. Op de dagen dat mijn agenda bomvol zit met Webex-vergaderingen, werk ik het liefst thuis. Maar ik ga ook heel graag naar kantoor. Het is zo fijn om mijn collega’s weer te zien! Naar kantoor ga ik het liefst op vaste dagen. Ik merk dat regelmaat me helpt.’
Sara: ‘Ik ga die regelmaat ook maar eens toepassen, haha! Mijn valkuil is dat ik meteen alle dagen weer op kantoor of elders ben, terwijl dat lang niet altijd het meest effectief is.’
Wat zijn jullie belangrijkste coronalessen?
Sara: ‘Dat we goed op afstand kunnen werken, maar dat er zeker ook beperkingen zijn. Je mist je collega’s; soms inhoudelijk maar vooral qua sociale contacten. Zaken als visievorming, de ontwikkeling van je team en creatieve processen kun je beter fysiek samendoen.’
Pablo: ‘Door een pandemie gedwongen thuiswerken. Stel dat je daar van tevoren over had nagedacht? Als je terugkijkt, was er veel meer mogelijk dan we ooit hadden kunnen voorstellen. Op afstand werken gaat heel goed. Tegelijkertijd lukte het om de dienstverlening op de panden door te laten draaien. Schoonmaak, catering, beveiliging en ook personenvervoer: om onze klanten optimaal te kunnen faciliteren, moesten we deze processen aanpassen en borgen. Dat blijken we dus te kunnen bij FMH. Nog steeds ben ik apetrots op de veerkracht van FMH.’
Mogelijkheden en beperkingen, dus.
Pablo: ‘Klopt en daar moeten we van leren. Zoals Winston Churchill zei: ‘never waste a good crisis’. Thuiswerken en op kantoor werken hebben allebei voor- en nadelen. We moeten het beste van die twee werelden samenbrengen. We willen de mogelijkheid van flexibel werken behouden, maar dan mét de sociale cohesie tussen collega’s – het warme bad van FMH.
Sara: ‘Hybride werken is de nieuwe werkelijkheid. Hoe die er exact uit gaat zien, weten we nog niet. Toch moeten we als facilitaire dienstverlener nu al met een visie komen. We moeten als werkgever én dienstverlener uitvinden wat de consequenties zijn van hybride werken.’
Dat klinkt als een uitdaging…
Sara: ‘Zeker! We moeten al onze producten en diensten tegen het licht houden. Hoe kunnen we onze dienstverlening beter laten aansluiten op die nieuwe werkelijkheid? Passen daar andere cateringconcepten bij? Moeten we ons buigen over nieuwe schoonmaakconcepten? Hoe ziet huisvesting van de toekomst eruit? We pakken dit FMH-breed op met multidiscipinaire teams. Het verzamelen van data door middel van innovatie en technologie spelen daarbij een belangrijke rol.’
Pablo: ‘We staan voor één van de grootste veranderingen in het bestaan van FMH. Dat is hartstikke spannend maar vooral heel leuk! Panden worden op een andere manier gebruikt en FMH krijgt veel meer de rol van hotelier. Wij moeten meer dan ooit zorgen voor een comfortabele werkomgeving met tópservice, zodat onze klanten zich kunnen focussen op hun werk. Dat betekent dat we onze hospitality-kant nog verder moeten ontwikkelen. Gelukkig staan we daar niet alleen voor!’
Niet alleen?
Pablo: ‘We werken nauw samen met de andere dienstverleners binnen onze directie, zoals het Rijksvastgoed Bedrijf en SSC-ICT. Ook stemmen we de ontwikkelingen af met de andere facilitaire dienstverleners binnen het Rijk, Rijkswaterstaat, Belastingdienst en. DJI. Die samenwerking zorgt voor daadkracht, dat heeft de coronacrisis wel duidelijk gemaakt.’
Sara: ‘Ook met de directie die beleid maakt, werken we samen. Met onze proeftuin hybride werken kunnen we ze concrete informatie leveren voor beleidsvorming op het gebied van hybride werken.’
Een proeftuin? Vertel!
Sara: ‘Op onze thuisbasis aan de Koningskade 4 hebben we een proeftuin ingericht: een inspirerende werkomgeving met aandacht voor duurzaamheid, kunst en groenvoorziening. De focus ligt op ontmoeten, samenwerken en hybride overleggen, maar er zijn ook gewone bureauwerkplekken. Deze nieuwe omgeving moet de medewerker optimaal ondersteunen.’
Pablo: ‘In de Proeftuin onderzoeken we een jaar lang verschillende vernieuwende en verrassende producten, nieuwe ict-middelen en andere dienstverleningsconcepten. De werkomgeving functioneert als een soort laboratorium waarin gebruikers testen en onderzoeken. Door voor een lerende aanpak te kiezen en ervaringen van gebruikers op te halen, gaan we waardevolle informatie verzamelen.’
Wat gaat de klant ervan merken?
Pablo: ‘Doordat FMH-medewerkers zelf in de Proeftuin werken, vergaart FMH nuttige kennis voor onze eigen hybride organisatie. De gebruikerservaringen dragen ook bij aan de ontwikkeling van de producten en diensten van FMH, én we kunnen concrete informatie leveren voor beleidsvorming over hybride werken. Naast een ‘laboratorium’ functioneert de proeftuin als ‘toonkamer’ voor klanten, met vernieuwende oplossingen voor hybride werken.’
Sara: ‘Voor de inrichting van de Proeftuin hebben we gebruik gemaakt van de Reworc-tool. Dat is een handig instrument om de huisvestingsbehoefte en de wensen voor een nieuwe werkomgeving in kaart te brengen. Die info is gebruikt als basis voor het ontwerp voor de Proeftuin. Die tool kunnen we ook inzetten om onze klanten te helpen. Het is echt een verrijking van de gereedschapskist van onze huisvestingsadviseurs. Ook onze klanten gaan hier profijt van hebben!’
De werkplek van de toekomst?
Sara: ‘Het is meer dan dat. Hybride werken gaat niet alleen om de verandering in de fysieke werkomgeving of het schrappen van vierkante meters. Het gaat vooral ook om organisatieontwikkeling. Vanuit onze facilitaire expertise willen we onze klanten daar graag bij helpen.
Pablo: ‘Precies. De behoeften van de medewerkers en de teams staan centraal. Welke condities zijn nodig om deze nieuwe manier van werken te ondersteunen? We moeten met elkaar nieuw gedrag aanleren en met elkaar in gesprek. Via de dialoog, niet via in beton gegoten regels. Wij helpen onze klanten graag met de analyse, met het ontwerp en met de keuzes die hybride werkomgevingen met zich meebrengen. Hybride werken is geen doel op zich, het is een kans om het werk slimmer te organiseren en te innoveren.’
Tekst: Judith Kraaijenbrink