Tijdelijke huisvesting Eerste Kamer: "we hadden dit project niet willen missen!"

Ruim twee jaar zijn collega’s van FMHaaglanden bezig geweest met de voorbereidingen voor het project tijdelijke huisvesting Eerste Kamer. We spraken collega’s Brian van der Maden en Floor Duursma-Keijzer van Projectmanagement over dit project dat nu in de laatste fase, de nazorgfase, zit.

Floor en Brian
©FMH

Het project bestond uit de verhuizing naar de tijdelijke huisvesting, diverse deelprojecten en de ontmanteling van het Binnenhof. De planning is dat de renovatie ongeveer vijf en een half jaar in beslag neemt dus de tijdelijke locatie aan de Lange Voorhout/Kazernestraat moet er pico bello uit zien!

Floor: “Tijdens het project kwamen we erachter dat bij de Eerste Kamer veel facilitaire zaken anders geregeld zijn dan bij FMH. Dat maakte voor ons de uitdaging alleen maar groter”. Bijvoorbeeld dat er één coördinator facilitaire zaken is bij de Eerste Kamer die verantwoordelijk is voor alle facilitaire werkzaamheden. En er is geen facilitair systeem zoals bij ons het FMIS, alles gaat via de mail. Dat maakt de uitvoering van het werk erg kwetsbaar.”

Sleuteloverdracht
©FMH

Brian: “Ook het aanbesteden van het meubilair en diverse (onderhouds)contracten ging anders. Bij andere projecten is dat geregeld binnen de contracten van FMHaaglanden. Nu hebben we dit als projectteam samen met de HIS en NIC zelf gedaan.

Dat het een complex project is blijkt wel uit de tien deelprojecten waar het project uit bestaat. Deze deelprojecten waren verdeeld over vier FMH projectleiders. Een van de projectleiders was o.a. verantwoordelijk voor deelprojecten inrichting en verhuizing. Na een intensieve voorbereidingsfase door een andere projectleider in samenwerking met de Eerste Kamer ging het inhuizen volgens een strak geregistreerd proces; met zo‘n 1.500 verhuisdozen en verhuisbakken is de oversteek gemaakt naar de tijdelijke huisvesting. Totaal zo’n 450 kuub aan meubilair.

Weer een andere projectleider heeft zich o.a. beziggehouden met de plaatsing van de x-ray scanstraat, beveiligingszaken en de inrichting van de keuken waar vanaf de centrale plek zowel de nieuwbouw als het monument goed bediend kan worden. En door de dienbladen te voorzien van een afdruk van het Binnenhof heeft ze ervoor gezorgd dat ook in de tijdelijke huisvesting het Binnenhof niet ver weg is.

Floor: “Daarnaast was er het deelproject kunst. Om het kunstplan goed te laten keuren hebben de FMH kunstadviseurs het plan via alle lagen moeten presenteren, tot aan de hoogste partij binnen de Eerste Kamer, de Huishoudelijke Commissie (HC), iedereen vond er wat van. Maar uiteindelijk is het plan uitgevoerd naar volle tevredenheid”.

Brian: “Ook de planners waren enorm belangrijk. Dat die rol zo belangrijk is komt ook door de vertragingen die zijn ontstaan door bijvoorbeeld de stikstofcrisis. Uiteindelijk hebben we in goede samenwerking met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) een ‘Lean’ traject opgezet waar we in diverse online teams-vergaderingen met wel twintig man, aannemers en onderaannemers, een integrale LEAN planning hebben gemaakt om alle werkzaamheden goed op elkaar af te stemmen.” “Door deze LEAN planning werd het echt een gezamenlijk project waarbij intensief is samengewerkt”, vult Floor aan.

“We hebben veel werkzaamheden parallel met de werkzaamheden van het RVB laten lopen. Normaal doet het RVB eerst de bouwkundige kant en komt FMH als dat klaar is. Nu hadden we daar de tijd niet voor. Heel fijn dat er gedurende het project een hele goede samenwerking ontstond tussen de Eerste Kamer, FMH, het RVB en alle leveranciers!

Ook de floormanagers hadden een belangrijke rol. Zij hadden o.a. de taak om het werk van de verhuizers te controleren en hen wegwijs te maken door het pand. Bij de inventarisatie van wat mee moest verhuizen en wat niet kwamen de floormanagers heel wat bijzondere spullen tegen”, aldus Floor. En ze kwamen op plaatsen waar maar weinig van ons zullen komen, bijvoorbeeld op de zolder. Ook werd daar een deur opengebroken waarvan niemand wist wat erachter zat, een geheime gang of toegang tot een schatkamer… echter het bleek een muur te zijn.

Het projectteam is bezig sinds begin 2019. In het begin deden zij daarnaast nog andere projecten voor FMH, later kon dat echt niet meer. Het team heeft het afgelopen jaar weinig vakantie gehad, omdat juist tijdens de recesperiodes van de kamer veel werkzaamheden plaats konden vinden. Maar dat hadden zij er graag voor over. Het was een uniek project voor een bijzondere gebruiker dat zij niet hadden willen missen.