Facilitair manager Sven in ’t Veen mist zijn team én zijn klanten

“De helft van mijn team heb ik al negen weken niet live gezien. Dat vind ik persoonlijk het moeilijkste aan deze situatie.” Dat zegt Sven in ’t Veen, facilitair manager op rijkskantoor De Hoftoren en lid van het coronacrisisteam (CCT) van FMHaaglanden. We spreken hem over de impact van het coronavirus op zijn werk en over zijn visie op het rijkskantoor van de toekomst.

Sven: “Het liefst ben ik om en rond de medewerkers van mijn team. Nu werken we in ‘split operations’. Het locatieteam is in twee groepen verdeeld die elkaar nooit tegenkomen. Dat betekent dat ik de helft van mijn team al negen weken niet gezien heb. Met de andere helft werk ik om de week op kantoor. Natuurlijk is er de telefoon en kunnen we video-overleggen, maar dat is toch niet hetzelfde. Wat ik heel mooi vind om te zien, is hoe goed wij zijn in ‘samen’. FMH-collega’s onderling of in relatie met onze klanten: overal zie ik mensen die elkaar te hulp schieten.

Sven in 't Veen De Hoftoren Rijnstraatzijde

Sven in 't Veen voor 'zijn' Hoftoren

Terug naar de basis

“Als facilitair manager ben ik, samen met een team van zo’n dertig medewerkers, verantwoordelijk voor alle facilitaire ondersteuning op rijkskantoor De Hoftoren. Door de coronamaatregelen is maar vijf procent van het normale aantal rijksambtenaren aanwezig. Dat is gek hoor: onze klanten en het dagelijks contact met hen vormen toch de kern van mijn werk. Voor onze facilitaire ondersteuning betekent het terug naar de basis: veiligheid en schoonmaak. Over andere dienstverlening, bijvoorbeeld postrondes en catering, hebben we maatwerkafspraken met de bewonersorganisaties. Maar evenementenorganisatie, vergaderservice, verhuizingen: het ligt allemaal op zijn gat.

Klant op zijn wenken bedienen

“In de eerste weken zag je links en rechts initiatieven om de dienstverlening in de rijkskantoren in te krimpen. Vanuit het CCT, waarin ik de vijf locatieteams vertegenwoordig, heb ik toen een coördinerende rol gespeeld zodat er herkenbare dienstverlening kwam op alle rijkskantoren. Hetzelfde moet nu weer gebeuren in de voorbereiding op de anderhalvemeter-werkomgeving. Ik denk dat deze tijd ons dwingt om nog meer vanuit een centrale visie te doen. Klanten vragen ook om die herkenbaarheid. Departementen zijn verdeeld over meerdere panden; als je op het ene pand geen postrondes loopt en op het andere wel, valt dat op. De klant op zijn wenken bedienen versus herkenbare dienstverlening: ik vind dat een heel leuk spel.

“Kantoor moet voorzien in sociale behoefte”

Kantoor krijgt ontmoetingsfunctie

“Als ik hoor wat de experts erover zeggen, duurt het nog een jaar of anderhalf jaar voordat er een vaccin is. Het kan dus zomaar zijn dat we ook heel 2021 nog in een anderhalvemeter-maatschappij leven en werken. Persoonlijk verwacht ik dat ‘kantoor’ meer een ontmoetingsfunctie krijgt. Je komt naar kantoor om je collega’s te ontmoeten voor een overleg of een brainstormsessie, niet om daar een hele dag te werken. Mensen zijn sociale dieren; op enig moment moet je in die behoefte voorzien. Voor FMH als facilitaire organisatie is dat volgens mij hét vraagstuk voor de komende tijd: hoe richten we onze dienstverlening in om de kantoorfunctie in 2020 en 2021 optimaal te ondersteunen?

Dienstverlening FMH in De Hoftoren

De Hoftoren is één van de rijkskantoren in het verzorgingsgebied van FMHaaglanden. Naast hoofdbewoner OCW (ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen) hebben diverse afdelingen van andere departementen hier hun onderkomen. In totaal heeft De Hoftoren ongeveer 2300 werkplekken – de telling is van voor de anderhalvemeter-werkomgeving. Sven en zijn locatieteam op De Hoftoren maken deel uit van FMH-onderdeel Dienstverlening. Verdeeld over vijf locatieteams werken daar in totaal ongeveer 400 mensen.